10 claves para organizar un evento con éxito

¿Recordáis el proyecto que os conté que realicé con mi grupo de Organización y Gestión de Proyectos? ¿Sí? Pues el pasado jueves 16 acudí al seminario organizado e impartido por Maite Malcorra, María Sánchez y Paula Tovar sobre las claves para que tu evento sea siempre un éxito. El objetivo de su proyecto era dar a conocer qué hacemos en el Grado de Asistencia de Dirección y para ello eligieron un campo muy atractivo: Organización de Eventos.

Nos contaron cómo cualquier evento que organicemos, sea algo corporativo como una feria de trabajo o social como tu cumpleaños, tienen factores comunes y deben ser organizados y ensayados con antelación para evitar, o al menos anticipar, cualquier riesgo.

smart20goals20graphic20aafAlgo que siempre suele llamar la atención y que ellas supieron explicar perfectamente es cómo un fracaso no es cuando a tu evento no acude la gente, sino cuando no entienden el mensaje de tu evento. Sobre todo se ve muy claro esto en los eventos empresariales: si planeas lanzar un producto nuevo en tu empresa y la gente cuando se vaya no tiene claro qué es, qué características tiene ¡o incluso quién lo ha lanzado!; ese evento no habrá alcanzado los objetivos propuestos. Quizás porque no se siguieron las siglas SMART cuando se identificaron…

Las claves para que tu evento sea diferente al resto no son complejas, sino todo lo contrario. Se trata de 10 sencillos pasos:

  1. Ser creativo, original y hacer uso de las nuevas tecnologías en la medida de lo posible y de acuerdo con la imagen que quieres transmitir.
  2. Llevar a un personaje influyente o a un experto en el tema a tratar siempre es un buen reclamo.
  3. Apoyarte en tu experiencia ganada por eventos anteriores.
  4. Saber dar el valor que quieres al evento, ni más ni menos.
  5. Buscar un evento con multitud de detalles, tratar de pensar en todo.
  6. Hacer una buena promoción del evento y pensar en si hace realmente falta gastar presupuesto en ello y cuánto.
  7. Contar con un el mayor número posible de recursos.
  8. Tener un plan B y C, ¡como mínimo!
  9. Simular el evento y ensayar todo lo que ocurrirá o podrá ocurrir con al menos 24 horas de antelación.
  10. Añadir un momento emotivo que llame la atención del público objetivo y que haga que se hable de tu evento.

Seminario Protocolo Deportivo con Ainhoa Janín de C.A. Osasuna

Hoy vengo a hablaros de uno de mis proyectos de clase que más me ha gustado y de los que estoy más orgullosa   cuando te pasas semanas trabajando en grupo y preparando una práctica, se convierte al final en tu hijo, tu tesoro  .

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Durante el primer semestre de cuarto tenemos una asignatura llamada Organización y Gestión de Proyectos en la que, por grupos, se nos asigna un público objetivo y un contexto relacionado con la facultad y hay que hallar un problema y, mediante la realización de un proyecto, intentar solucionarlo. En mi grupo somos 4 y quisimos aumentar la relación de ISSA con el Servicio de Deportes de la Universidad. Para ello colaboramos con Javier Trigo, el Director del Servicio de Deportes, al que le mando un abrazo por todo su apoyo.

Organizamos el primer seminario de Protocolo Deportivo y fue todo un éxito, la verdad. Tuvo lugar en la sala de prensa del Estadio El Sadar, del Club Atlético Osasuna, y tuvimos la suerte de contar con el testimonio de Ainhoa Janín, Responsable de Protocolo y Presidencia en Osasuna. Ainhoa nos explicó cómo su papel en Osasuna a ella le gusta llamarlo “apagafuegos” ya que cada día surgen muchas cosas que deben solucionarse y que sobre todo deben hacerse de manera discreta para no expandir el fuego.

Trabajar en el mundo del fútbol Ainhoa lo define como algo apasionante: “Aquí los lunes no son como en otro sitio: pueden ser días terroríficos si nos han metido 3 goles o  maravillosos si hemos metido 3”. Dedicarse al sector del protocolo y llevar la comunicación y marketing implica saber estar y saber decir las palabras que Ainhoa considera claves, eso sí, siempre con una sonrisa: por favor, perdón y gracias.

Pudimos conocer el día a día de Ainhoa y conocer anécdotas y tareas que tienen lugar para un partido. Estas responsabilidades incluyen, entre otras, la planificación de viajes, palcos, documentos oficiales, seguridad y personal, catering, etc. Además nos guió por todo el estadio y nos mostró las distintas salas, palcos, vestuarios, sala de trofeos y, cómo no, el campo de fútbol.

¡Ojalá podamos repetir pronto y conocer testimonios tan increíbles como el de Ainhoa!

 

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¡Queda clausurada la V edición de Unmun 2016!

Este ha sido mis segundo año en Unmun y, ya que probablemente sea el último por el Erasmus, siento una confusión de sentimientos ahora mismo. Me explicaré: he disfrutado como una enana, pero noto como el cansancio se apodera de mí como ponzoña…

Unmun 2016 Universidad de Navarra Asamblea General

Ha sido una edición muy especial, Unmun cumplía 5 años desde que a un puñado de estudiantes de Tecnun se le ocurrió la idea de crear un modelo de las Naciones Unidas en la Universidad de Navarra. Esa idea de entonces ha crecido año a año hasta lo que es hoy: la unión de cientos de alumnos de universidades de toda España y de distintos países. Es un fin de semana muy intenso que nos une a todos los participantes y hace que países como Chad y Ucrania se vuelvan íntimos amigos. Durante el acto de clausura, el Vicerrector Tomás Gómez Acebo ha descrito Unmun como “una actividad que marca, una actividad que forma” y es que es realmente sorprendente lo que se puede aprender en las sesiones sobre temas de actualidad, sobre política internacional y, por qué no, sobre normas y protocolo. Sin embargo, quiero destacar más la parte en la que decía que Unmun marcaba: así es. Hay gente que ha venido desde otros continentes para ser un delegado de Unmun este fin de semana, otros que han cogido vuelos para recorrer el país y otros que han visto convertir su universidad en las Naciones Unidas; pero todos hemos hecho amigos nuevos y compartido experiencias que recordaremos siempre.

Debido a la satisfacción de formar parte del equipo de protocolo y organización de la Asamblea General en la edición del 2015, este año quise repetir. Y el comité esta vez tampoco me defraudó. Trabajar como alumno colaborador es una gozada cuando te premian con gente y con momentos tan increíbles como los de este fin de semana. Muchos de ellos han sido cuando salíamos de fiesta o íbamos a los eventos sociales, lo admito; pero también hemos disfrutado de los debates y ponencias que han tenido lugar en el Edificio Amigos y que amenazaban con acabar con nuestras fuerzas.

Unmun 2016 Universidad de Navarra Asamblea General

¡Os recomiendo de corazón a todo el que tenga en su mano participar en un evento como es Unmun! Ahora debería empezar a prepararme para la cena de gala ¡o llegaré tarde!

Unmun 2016 Universidad de Navarra

¿Lluvia de ideas?, ¡di mejor diluvio!

Espero que esta entrada no sea un barullo de cosas sin sentido, ¡es que tengo muchas cosas que contar y poco espacio!

Lo primero de todo es que ya estamos a tope con UNMUN’16, sé que el año pasado parecía insuperable, pero este año va a ser épico. Así que estad atentos porque ya se ha dicho “preparados” y “listos”, en cualquier momento se disparará al cielo y se gritará “ya” y habrá que correr para no quedarse sin plazas.

Cartel de Unmun 2016 Modelo Naciones Unidas

También mandar saludos a los colegios que habéis visitado la universidad este mes, hay grandes promesas en todos, lo presiento. Pero no sólo eso, lo mejor es que ha habido mucha gente interesada en ISSA, si es que ya lo decía yo: un día conquistaremos el mundo [inserte risa maligna aquí].

Esta semana hemos estado al pie del cañón alumnas colaboradoras de ISSA de segundo y tercero porque este finde tiene lugar en la UNAV algo grande: Alumni Weekend. Consiste en una reunión anual de quinquenios de todas las facultades. Y aunque aún quedan unos días, todo el trabajo que está detrás de cada acreditación, foto, comida, visita… todas las actividades de las que podrán disfrutar los más de 600 exalumnos que volverán a las aulas este día 3 cuestan sus horas de trabajo y de exprimirnos los sesos para que todo salga a la perfección y todos y cada uno de ellos se vuelvan a sus casas con una sensación increíble.

Cartel grande de Alumni Weekend ISSA

Pero no os preocupéis, tanto de una cosa, como de la otra, así como de todas las que vayan surgiendo, os iré informando para que vosotros también podáis disfrutar de todas ellas.