10 claves para organizar un evento con éxito

¿Recordáis el proyecto que os conté que realicé con mi grupo de Organización y Gestión de Proyectos? ¿Sí? Pues el pasado jueves 16 acudí al seminario organizado e impartido por Maite Malcorra, María Sánchez y Paula Tovar sobre las claves para que tu evento sea siempre un éxito. El objetivo de su proyecto era dar a conocer qué hacemos en el Grado de Asistencia de Dirección y para ello eligieron un campo muy atractivo: Organización de Eventos.

Nos contaron cómo cualquier evento que organicemos, sea algo corporativo como una feria de trabajo o social como tu cumpleaños, tienen factores comunes y deben ser organizados y ensayados con antelación para evitar, o al menos anticipar, cualquier riesgo.

smart20goals20graphic20aafAlgo que siempre suele llamar la atención y que ellas supieron explicar perfectamente es cómo un fracaso no es cuando a tu evento no acude la gente, sino cuando no entienden el mensaje de tu evento. Sobre todo se ve muy claro esto en los eventos empresariales: si planeas lanzar un producto nuevo en tu empresa y la gente cuando se vaya no tiene claro qué es, qué características tiene ¡o incluso quién lo ha lanzado!; ese evento no habrá alcanzado los objetivos propuestos. Quizás porque no se siguieron las siglas SMART cuando se identificaron…

Las claves para que tu evento sea diferente al resto no son complejas, sino todo lo contrario. Se trata de 10 sencillos pasos:

  1. Ser creativo, original y hacer uso de las nuevas tecnologías en la medida de lo posible y de acuerdo con la imagen que quieres transmitir.
  2. Llevar a un personaje influyente o a un experto en el tema a tratar siempre es un buen reclamo.
  3. Apoyarte en tu experiencia ganada por eventos anteriores.
  4. Saber dar el valor que quieres al evento, ni más ni menos.
  5. Buscar un evento con multitud de detalles, tratar de pensar en todo.
  6. Hacer una buena promoción del evento y pensar en si hace realmente falta gastar presupuesto en ello y cuánto.
  7. Contar con un el mayor número posible de recursos.
  8. Tener un plan B y C, ¡como mínimo!
  9. Simular el evento y ensayar todo lo que ocurrirá o podrá ocurrir con al menos 24 horas de antelación.
  10. Añadir un momento emotivo que llame la atención del público objetivo y que haga que se hable de tu evento.

Seminario Protocolo Deportivo con Ainhoa Janín de C.A. Osasuna

Hoy vengo a hablaros de uno de mis proyectos de clase que más me ha gustado y de los que estoy más orgullosa   cuando te pasas semanas trabajando en grupo y preparando una práctica, se convierte al final en tu hijo, tu tesoro  .

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Durante el primer semestre de cuarto tenemos una asignatura llamada Organización y Gestión de Proyectos en la que, por grupos, se nos asigna un público objetivo y un contexto relacionado con la facultad y hay que hallar un problema y, mediante la realización de un proyecto, intentar solucionarlo. En mi grupo somos 4 y quisimos aumentar la relación de ISSA con el Servicio de Deportes de la Universidad. Para ello colaboramos con Javier Trigo, el Director del Servicio de Deportes, al que le mando un abrazo por todo su apoyo.

Organizamos el primer seminario de Protocolo Deportivo y fue todo un éxito, la verdad. Tuvo lugar en la sala de prensa del Estadio El Sadar, del Club Atlético Osasuna, y tuvimos la suerte de contar con el testimonio de Ainhoa Janín, Responsable de Protocolo y Presidencia en Osasuna. Ainhoa nos explicó cómo su papel en Osasuna a ella le gusta llamarlo “apagafuegos” ya que cada día surgen muchas cosas que deben solucionarse y que sobre todo deben hacerse de manera discreta para no expandir el fuego.

Trabajar en el mundo del fútbol Ainhoa lo define como algo apasionante: “Aquí los lunes no son como en otro sitio: pueden ser días terroríficos si nos han metido 3 goles o  maravillosos si hemos metido 3”. Dedicarse al sector del protocolo y llevar la comunicación y marketing implica saber estar y saber decir las palabras que Ainhoa considera claves, eso sí, siempre con una sonrisa: por favor, perdón y gracias.

Pudimos conocer el día a día de Ainhoa y conocer anécdotas y tareas que tienen lugar para un partido. Estas responsabilidades incluyen, entre otras, la planificación de viajes, palcos, documentos oficiales, seguridad y personal, catering, etc. Además nos guió por todo el estadio y nos mostró las distintas salas, palcos, vestuarios, sala de trofeos y, cómo no, el campo de fútbol.

¡Ojalá podamos repetir pronto y conocer testimonios tan increíbles como el de Ainhoa!

 

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Comité de Simulación de Crisis ’17

Este ha sido un proyecto se podría decir improvisado. Un día vino a mí Ángel Navarrete, estudiante de 3º de Governance, y me dijo: “Tengo un proyecto. Te va a encantar.” Y así fue.

Su idea era en parte imitar modelos de debate, pero ya no tanto como los MUN que hemos vivido quienes hemos participado en UNMUN, o en WorldMUN, etc.; sino que tenía una estrategia basada en directivas, no en mociones. Me explico: en este comité los delegados representaban a distintas personalidades relacionadas con el tema y realizaban distintas acciones teniendo en cuenta variables políticas, el P.I.B. de su país o región y las decisiones que tomaba el comité directivo.

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El tema a tratar fue la crisis referéndum de Cataluña y lo abordaron alumnos de 1º y 2º de Economics, Leadership and Governance. Fue increíble ver todas las propuestas y sobre todo la pasión de todos ellos que, habiendo empezado la universidad hace apenas un mes, ya contaban con muchas ideas – algunas más disparatadas que otras – y mucha, mucha iniciativa. Fue una maravilla poder ser parte de una actividad así y aportar mi granito de arena al equipo organizador.

Fin de los exámenes y los trabajos del primer semestre

¡Buenas tardes a todos!

No me puedo creer que ya haya pasado un semestre, ¡estoy emocionadísima! Han sido unos meses muy duros, tercero es un año donde no hemos tenido tantos parciales, pero porque predominaban los trabajos y las presentaciones. Han sido todas ellas súper enriquecedoras porque te ayudaban a ir al día, a entender lo que estabas viendo en el aula y a aplicarlo a situaciones reales. De esta manera, cuando han llegado los finales ya habíamos avanzado con muchas asignaturas y el estudio era más cómodo.

Aun con todo, no os voy a mentir, trabajar bajo con tanta presión es todo un reto. Teníamos que realizar un proyecto de investigación para Comercio Exterior con entregas de capítulos cada semana, una presentación de Cine y encrucijadas del S. XX cada 15 días, una presentación de Comunicación Corporativa cada semana mínimo una vez, trabajos de Contabilidad, casos de Derecho Tributario y Mercantil… ¡un completo!

El trabajo de Comercio Exterior ha sido uno de los más costosos, trataba de crear una empresa y la situación de exportación de un producto y todo el análisis del mercado exterior e interior. Nos reuníamos varias veces por semana porque tenías que ir avanzando con capítulos nuevos a la par que corregías los anteriores conforme te los devolvían. Sin embargo, hemos acabado todos muy contentos y satisfechos con el resultado, un trabajo al que has dedicado tantas horas es como para presumir de él cuando lo encuadernas, ¿no?

Los trabajos de Cine se basaban en la teoría vista en clase la semana anterior, teníamos que ver cada grupo una película y analizar intención del director, elementos de la escena, contexto geográfico y cultural, etc. Hemos descubierto auténticas obras de arte que nos han hecho llorar o emocionarnos con la historia, han sido unas presentaciones muy, muy interesantes.

Las presentaciones de Comunicación Corporativa eran a partir de los temas que íbamos estudiando en clase, cada grupo tenía que investigar y evaluar cómo actuaba una empresa real, a la que fuimos acompañando todo el semestre. Nuestro grupo, por ejemplo, seleccionó la empresa Volkswagen Navarra y hasta tuvimos la suerte de visitar las instalaciones y entrevistar al Director de Comunicación y a la encargada de Comunicación externa e interna. Además nos dimos cuenta de cuán diferente actúan todas las empresas con la muestra que seleccionamos la clase.

En Contabilidad, como ya era nuestro tercer año, el proyecto era arduo también, tuvimos que realizar la valoración de las cuentas anuales y resultados financieros de una empresa existente, así que tuvimos que andar entre mil números y cuentas durante una temporada para poder analizarlo todo al final gracias a lo que íbamos estudiando en el curso.

Sin embargo, ¡ya es oficial! ¡Ya podemos decir que hemos acabado los exámenes finales de este primer semestre! Eso significa que en menos de un mes los alumnos que nos vamos de Erasmus estaremos partiendo hacia nuestro destino. Hay muchas, muchas ganas. ¡Os iré contando!

¡Pasad todos una muy feliz Navidad y empezad maravillosamente el 2017!